d’Excel au Reportage en ligne

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Nous arrivons à de nombreuses entreprises dans l’industrie chimique, alimentaire et des processus
puis posez-vous la question: « comment gardez-vous tous les cours et toutes les certifications? ». Souvent, nous entendons «Nous utilisons Excel pour garder une trace de tout» ou «Notre instructeur attire l’attention sur la recertification obligatoire». Ces deux exemples pratiques sont expliqués dans ce blog. Où vous pouvez lire notre vision sur ceci à la fin.

 

        

À condition, il n’est pas facile de gérer correctement toutes les activités de formation «de manière égale». Vous devez faire face à de nombreux cours différents qui, ensemble, offrent de nombreux moments de formation. Le type de formation diffère donc, et peut être grossièrement divisé en une des catégories suivantes:

  • Certifications obligatoires (VCA, BHV, Safe Hoisting etc.)
  • Formation spécifique à une branche (VAPRO)
  • Formation spécifique à l’entreprise (instructions de travail standard, instructions de la machine, etc.)
  • Formation générale (leadership, communication, développement de la gestion, etc.)

Avec plus de 80 employés, le nombre de formations augmente rapidement à plus d’un millier par an. Suivre progressivement les progrès et les ajuster au besoin est simplement un défi.
Dans la pratique, nous voyons que le défi est souvent traité par « Excel » (Faites défiler jusqu’à l’exemple 1) ou par un « entraîneur externe » (Faites défiler jusqu’à l’exemple 2) Ici, nous voyons des possibilités d’amélioration! 

Etude de cas 1: « Nous utilisons Excel pour garder une trace de tout »

Nous voyons les « plus beaux » modèles Excel et les feuilles de travail qui contiennent toutes les activités de formation, en spécifiant souvent pour chaque employé quelle « compétence » et « niveau de compétence » s’applique, y compris un onglet avec un calendrier de toutes les certifications obligatoires.

En pratique, nous voyons que cette solution peut en principe accueillir jusqu’à 40 employés, bien que cela dépende fortement du nombre de cours que vous offrez. S’applique généralement; plus il y a de formation, plus la gestion devient complexe. Mais même dans les petites organisations, c’est un grand désavantage d’Excel qu’il est difficile de transférer en interne, souvent il y a un administrateur avec les risques associés. En outre, Excel ne signale pas de manière proactive en envoyant un e-mail de rappel, par exemple, si une certification est sur le point d’expirer. Enfin, une formule peut s’assurer que les choses sont négligées.

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En bref, « l’approche Excel » offre un avantage et quatre inconvénients.

Avantages:

  • Excel est facilement personnalisable et extensible

Les inconvénients:

    • Excel est sujet aux erreurs
    • La planification et la (re) planification de la formation sont très laborieuses
    • Un modèle Excel compliqué est difficile à transférer en interne

  • Excel ne signale pas par e-mail notifications e.d.

Etude de cas 2: « Notre formateur nous informe des recertifications obligatoires »

Il se peut également que vous ayez conclu des accords avec un formateur pour vous informer, par exemple, lorsque les certificats VCA expirent. Le formateur vous contactera et s’assurera que la formation est prévue.

Cette situation vous offre la commodité que la responsabilité est investie à l’externe. En principe, vous pouvez être assuré que tout est bien organisé. L’inconvénient est bien sûr que vous êtes très dépendant de votre entraîneur. Vous avez moins d’adhérence et ne pouvez pas passer facilement d’un partenaire d’entraînement. Vous manquez d’un endroit central pour toutes vos activités d’entraînement. Les cours obligatoires sont organisés, mais des cours internes sont dispensés en interne, par exemple avec des programmes d’accompagnement. Même si votre formateur utilise déjà un portail d’apprentissage en ligne, vos activités de formation se briseront, ce qui rendra un rapport clair beaucoup plus difficile à faire.

Avantages:

  • Commodité: votre formateur identifie et propose la formation obligatoire

Les inconvénients:

    • Grande dépendance vis-à-vis de votre (vos) partenaire (s) d’entraînement
    • Moins de liberté pour impliquer d’autres partenaires d’entraînement
    • Pas de place centrale avec un aperçu de toutes vos activités de formation

  • Pas d’uniformité dans la formation; vos formations internes sont complètement séparées des externes

Notre vision: votre propre académie d’entreprise dans laquelle vous vous contrôlez.

En travaillant avec une académie d’affaires en ligne centrale, vous pouvez gérer tous les types de formation. Vous avez un aperçu dans un endroit central et vous avez le contrôle d’appeler un ou des instructeurs pour une formation spécifique si vous le souhaitez. De plus, vos employés ont également un endroit central dans lequel ils peuvent se connecter pour se développer davantage. De cette façon, il devient clair pour toutes les parties qu’un cours doit être terminé. Votre organisation peut ainsi passer à l’étape suivante en créant une bonne culture de sécurité.

Avec votre propre académie d’entreprise, vous ne dépendez plus d’un portail de formation externe d’un formateur. Cela signifie que vos employés ne doivent pas se connecter avec le fournisseur de formation X et ensuite avec le formateur Y. Vous pouvez souvent lire les e-learning existants du formateur dans l’Académie en ligne. Dans ProCademy, par exemple, cela fonctionne avec SCORM / Tin Can API, qui est un standard d’échange commun pour l’apprentissage en ligne. Il y a aussi des formateurs qui ont déjà créé des cours en ligne spécifiquement pour ProCademy, cela vous permet de démarrer très rapidement.

Souhaitez-vous en savoir plus sur les exigences minimales pour une académie de commerce en ligne? Alors lis le blog: « À quoi devrait correspondre un outil de formation en matière de plantes? ».

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