Od Excela do Raportów Online

cloud          
          
            

Współpracujemy z wieloma firmami z branży chemicznej, spożywczej i przetwórczej i często pytamy: „w jaki sposób utrzymujesz kontrolę nad wszystkimi kursami i certyfikatami?”. Często wtedy słyszymy: „Używamy Excela do śledzenia postępów” lub „Nasz instruktor zwraca uwagę na obowiązkową recertyfikację” Te dwa praktyczne przykłady wyjaśniono na tym blogu. Gdzie możesz przeczytać naszą wizję na końcu.

 

        

Zazwyczaj nie jest łatwo prawidłowo zarządzać wszystkimi działaniami szkoleniowymi „jednakowo”. Masz do czynienia z wieloma różnymi kursami, które razem zapewniają wiele momentów treningowych. W związku z tym rodzaj szkolenia jest różny i można go z grubsza podzielić na jedną z następujących kategorii:

  • Obowiązkowe certyfikaty (VCA, BHV, Safe Hoisting etc.)
  • Szkolenia charakterystyczne dla branży (VAPRO)
  • Szkolenie dla konkretnej firmy (Standardowe zasady pracy, obsługa maszyn itd)
  • Szkolenie ogólne (leadership, komunikacja, zarządzanie etc.)

Dzięki ponad 80 pracownikom liczba treningów szybko wzrasta do ponad tysiąca rocznie. Stopniowe monitorowanie postępów i dostosowywanie go w razie potrzeby jest po prostu wyzwaniem.
W praktyce widzimy, że często jest to rozwiązywane poprzez „Excela” (Przewiń do przypadku 1) lub przez „zewnętrznego trenera” (przewiń do przypadku 2) Tutaj widzimy możliwość poprawy! 

 Przypadek 1: „Używamy programu Excel do śledzenia wszystkiego”

Widzimy „najpiękniejsze” szablony Excela i arkusze robocze, które zawierają wszystkie działania szkoleniowe, często określając dla każdego pracownika, które „umiejętności” i „poziom kompetencji” mają zastosowanie, w tym kartę z harmonogramem wszystkich obowiązkowych certyfikatów.

W praktyce widzimy, że to rozwiązanie może w zasadzie pomieścić do 40 pracowników, choć zależy to w dużej mierze od liczby oferowanych kursów. Zasadniczo zastosowanie; im więcej szkoleń, tym bardziej złożone staje się zarządzanie. Ale nawet w małych organizacjach to wielka wadą Excela jest to, że trudno przenosić dane wewnętrznie, często jest jeden administrator z powiązanym ryzykiem. Ponadto program Excel nie sygnalizuje aktywnie, że certyfikat wkrótce wygaśnie. Wreszcie, jedna formuła może dać Ci pewność, że niczego nie pomijasz.

rapportage-excel-verplichte-opleidingen

Po krótce, podejście typu „Excel” ma jedną zaletę i cztery wady.

Zalety:

  • Excel jest łatwo  konfigurowalny i rozszerzalny

Wady:

    • W excelu często napotkasz błędy
    • Planowanie szkoleń jest bardzo żmudne
    • Skomplikowany szablon Excel jest trudny do przeniesienia wewnętrznie

  • Excel nie wysyla powiadomień o szkoleniach przez e-mail 

Przypadek 2: „Nasz trener informuje nas o obowiązkowych szkoleniach”

Może się również zdarzyć, że zawarłeś umowę z zewnętrznym trenerem, aby informował Cię, na przykład, kiedy wygasają certyfikaty VCA. Trener kontaktuje się z Tobą i upewnia się, że szkolenie zostało zaplanowane.

Ta sytuacja oferuje wygodę,  i świadomość, że odpowiedzialność ‚leży na zewnątrz’. Zasadniczo możesz mieć pewność, że wszystko jest dobrze zorganizowane. Wadą jest oczywiście to, że jesteś bardzo zależny od swojego trenera. Sam masz mniejszą możliwość decyzji i nie możesz łatwo zmienić partnera treningowego. Brak ci centralnego miejsca dla wszystkich twoich działań szkoleniowych. Kursy obowiązkowe są organizowane, ale kursy wewnętrzne odbywają się wewnętrznie, na przykład z towarzyszącymi im programami nauczania. Chociaż Twój trener może już korzystać z portalu e-learningowego, spowoduje to, że twoje działania szkoleniowe zostaną zniszczone, co sprawia, że jeden jasny raport jest trudniejszy do zrobienia.

Zalety:

  • Wygoda: twój trener zapewnia i dba o obowiązkowe szkolenia

Wady:

    • Duża zależność od partnera szkoleniowego (trenera)
    • Mniej swobody angażowania innych partnerów szkoleniowych
    • Brak centralnego miejsca z przeglądem wszystkich twoich działań szkoleniowych

  • Brak jednolitości w treningu; Twoje wewnętrzne kursy szkoleniowe są całkowicie oddzielone od zewnętrznych

Nasza wizja: twoja własna firmowa akademia, w której to Ty masz kontrolę.

Współpracując z jedną centralną akademią biznesu online, możesz dobrze zarządzać wszystkimi typami szkoleń. Masz przegląd w jednej centralnej lokalizacji i sam masz kontrolę, aby wezwać instruktora (-ów) do określonego szkolenia, jeśli chcesz. Ponadto Twoi pracownicy mają również jedno centralne miejsce, w którym mogą się logować, aby się dalej rozwijać. W ten sposób staje się jasne dla wszystkich stron, gdy kurs musi zostać ukończony. Twoja organizacja może zatem podjąć kolejny krok w tworzeniu dobrej kultury bezpieczeństwa.

Dzięki własnej akademii firmowej nie jesteś już zależny od zewnętrznego portalu szkoleniowego trenera. Oznacza to, że Twoi pracownicy nie muszą logować się u dostawcy szkoleń X, a następnie ponownie do trenera Y.
Na przykład w ProCademy działa to w połączeniu z API SCORM / Tin Can, które jest standardem wymiany dla e-learningu. Istnieją również trenerzy, którzy stworzyli już kursy online specjalnie dla ProCademy, co pozwala na bardzo szybkie rozpoczęcie.

Chciałbyś dowiedzieć się więcej o minimalnych wymaganiach do internetowej akademii biznesowej? Przeczytaj blog: „Waar moet een plant trainingstool aan voldoen?”.

/waar-moet-een-plant-trainingstool-aan-voldoen/