Je opleidingen slimmer organiseren met procademy

vakbekwaamheid en e-learning                     
Het lukt bedrijven vaak wel om de medewerker éénmalig te trainen op een specifiek onderwerp. Maar wat als na een jaar de lesstof ingrijpend verandert? Hoe zorg je ervoor dat de medewerker automatisch bijgeschoold wordt? Het structureel opleiden en certificeren van medewerkers is voor veel bedrijven ingewikkeld. In deze blog lees je hoe je dankzij e-learning software ook de (herhaal)opleidingen slim organiseert & je de medewerkers verantwoordelijk maakt voor hun eigen ontwikkeling.

          
        

Overzicht in opleidingsdata

Opleidingsdata maken inzichtelijk wie, waar en welke opleiding gevolgd heeft en wat de resultaten zijn. De e-learning modules (opleidingen) die de medewerkers volgen worden automatisch verwerkt in de rapportages. Naast de (eigen) online opleidingen kun je eenvoudig extern gevolgde opleidingen toevoegen. Dit kan met een handmatige actie, maar ook op basis van een koppeling met een bestaand cursusadministratie systeem.

Inzicht in (her)certificering

Het bijhouden van verschillende verloopdata (geldigheid van de opleidingen) per persoon is zonder software erg tijdrovend. Je wil graag inzicht in wie zich waar in het leertraject (opleiding) bevindt en weten dat de certificering op orde is. Sommige opleidingen verlopen nooit maar andere opleidingen moeten bijvoorbeeld jaarlijks, tweejaarlijkse of één keer in de 10 jaar (VCA) herhaald worden.

Procademy activeert jouw medewerkers

Procademy herinnert de deelnemers aan openstaande opleidingen, zodat zij deze op tijd afronden. In tegenstelling tot Microsoft Excel gaat Procademy pro-actief om met de data. De medewerker krijgt bijvoorbeeld 2 maanden van tevoren automatisch een e-mail om te starten met de herhaling van opleiding HACCP. Op deze manier maak je de medewerker zelf verantwoordelijk voor zijn persoonlijke ontwikkeling. Kies zelf hoe vaak en op welke manier de medewerkers benaderd worden. Het handmatig bijhouden van een overzicht in Microsoft Excel is hiermee niet meer nodig.

Een praktijkvoorbeeld

opleidingen organiseren met e-learning software
Dit is “Dennis Schimmel”, hij is inpakker bij de kaas groothandel “Hollandse kazen en meer B.V.” Dennis heeft Kennis van HACCP nodig om zijn werk hygiënisch en verantwoord uit te voeren. Het is ook wettelijk verplicht dat hij een opleiding volgt op het gebied van voedselveiligheid.

Stap 1 Nodig de medewerkers uit voor de opleiding(en)

In Procademy zet je op basis van functie, rol & afdeling de benodigde opleiding klaar. Je kunt bijvoorbeeld voor alle “inpakkers” (zoals Dennis) de opleiding HACCP toevoegen. Hierbij geef je aan hoeveel tijd de medewerkers krijgen voor het volgen van de cursus, bijvoorbeeld binnen 30 dagen.
Stel de geldigheid van de opleiding in, zodat deze in de toekomst automatisch herhaald wordt. Je hoeft dit maar één keer in te stellen per opleiding. In dit geval wordt een geldigheid van 24 maanden ingesteld. Twee maanden van tevoren ontvangt Dennis een herinnering om de opleiding opnieuw te volgen.

Stap 2 De medewerkers ontvangen de uitnodiging per e-mail (en/of SMS)

Nadat de opleiding HACCP gekoppeld is ontvangt Dennis (en de andere inpakkers) een automatische e-mail. In de e-mail staat dat Dennis kan starten met de opleiding HACCP en wanneer deze afgerond moet zijn. Als Dennis inlogt ziet hij dit ook duidelijk in zijn opleidingen overzicht vermeld staan.


Stap 3: Dennis is na 20 dagen nog niet gestart

Uit het systeem blijkt dat Dennis na 20 dagen nog niet gestart is met de HACCP opleiding. Dennis ontvangt hierover automatisch een reminder e-mail. In de reminder e-mail staat ook vermeld hoeveel tijd hij nog heeft om de opleiding alsnog te volgen.
De beheerder kan de verschillende herinneringen en notificaties flexibel instellen. Zowel de trigger (reden voor de e-mail of SMS) als het moment van automatisch versturen als de inhoud zijn aanpasbaar.

Stap 4: Dennis heeft de opleiding afgerond en ontvangt certificaat

Dennis is na de reminder e-mail direct gestart met de opleiding HACCP. Na 4 dagen heeft Dennis de opleiding succesvol afgerond, hij ontvangt na afronding per e-mail een persoonlijk digitaal certificaat. Op het certificaat staat aangegeven dat de opleiding 24 maanden geldig is.

Stap 5: Alle activiteit van Dennis is bijgewerkt in de rapportage

Alle activiteit van Dennis wordt continu bijgewerkt in de rapportages. Daarbij staat nu ook aangegeven dat Dennis binnen 24 maanden de opleiding HACCP weer dient te herhalen. Dennis (en alle andere inpakkers) ontvangt tijdig de herinnering dat de opleiding HACCP weer herhaalt moet worden.