Veel organisaties starten met dezelfde situatie: trainingen worden bijgehouden in een Excel-sheet, inschrijvingen lopen via e-mail, certificaten liggen verspreid in mappen op de server, en niemand heeft echt overzicht van wie wat heeft gevolgd. Het werkt, tot op zekere hoogte. Maar naarmate een organisatie groeit, wordt de chaos groter en de overhead duurder.
Op een gegeven moment rijst de vraag: hebben we een leerplatform nodig?
Dit artikel helpt je die vraag te beantwoorden. We leggen uit wat een LMS is, welke plek het inneemt in je organisatie, en wat je concreet nodig hebt om er succesvol mee te starten — ook als je nul ervaring hebt met dit soort systemen.
LMS staat voor Learning Management System: een digitaal platform waarop je leeractiviteiten organiseert, aanbiedt en beheert. Denk aan een centrale plek waar medewerkers trainingen kunnen volgen, leidinggevenden voortgang kunnen inzien, en beheerders nieuwe cursussen kunnen aanmaken en inplannen.
Maar een goed LMS is meer dan een digitale cursusbibliotheek. Het verbindt leren met de dagelijkse praktijk van je organisatie: het koppelt aan je HR-systeem zodat certificaten automatisch in het personeelsdossier belanden, het stelt je in staat scholingsprofielen te maken per functie of team, en het geeft inzicht in wie wat heeft gevolgd — en wie nog niet.
Voor organisaties in de zorg en het onderwijs komt daar nog een extra dimensie bij: het LMS ondersteunt aan verplichte en geaccrediteerde scholing, SKJ-registratie, compliance met wet- en regelgeving, en het aantoonbaar borgen van de kwaliteit van je medewerkers.
Voordat je de stap zet, is het goed om te checken of de pijn die je ervaart ook daadwerkelijk met een LMS wordt opgelost. Typische signalen dat een organisatie toe is aan een leerplatform:
Herken je drie of meer van deze punten? Dan is de kans groot dat een LMS je organisatie structureel verder helpt.
Dit is een vraag die veel organisaties te laat stellen. Een LMS is geen IT-tool die je installeert en vergeet — het is een organisatorisch instrument dat raakt aan HR, L&D, communicatie en lijnmanagement tegelijk.
Praktisch gezien neemt het LMS de positie in van de centrale leeromgeving van je organisatie. Dat betekent dat het aansluit op:
HR en personeelsbeheer. Via een koppeling met je HR-systeem (zoals AFAS) worden medewerkers automatisch aangemaakt, ingedeeld in teams en gekoppeld aan de juiste scholingsprofielen. Certificaten schrijven automatisch terug naar het dossier. Dit bespaart enorm veel handwerk en voorkomt fouten.
Lijnmanagement. Leidinggevenden krijgen inzicht in de scholingsstatus van hun team — niet alleen om compliant te zijn, maar ook als gespreksstof tijdens functioneringsgesprekken en ontwikkeltrajecten.
Communicatie. Een LMS werkt alleen als mensen het ook gebruiken. De introductie van een leerplatform vraagt om een communicatieaanpak die past bij je organisatiecultuur. Dat is geen technisch vraagstuk, maar een mensen-vraagstuk.
Inhoud en kennisborging. Wie maakt de trainingen? Wie bewaakt de actualiteit van de content? Een LMS maakt bestaande kennis zichtbaar en toegankelijk, maar vraagt ook om structureel onderhoud.
Niet per se, maar je hebt wel mensen nodig die eigenaarschap nemen.
Een veelgemaakte aanname is dat een LMS "vanzelf loopt" zodra het is ingericht. In de praktijk vraagt een goed functionerend leerplatform structurele aandacht. Hoe groot die inzet is, hangt af van de omvang van je organisatie en de ambities die je hebt.
Als vuistregel:
Klein (tot ~200 medewerkers): Eén applicatiebeheerder die het platform 4–8 uur per week beheert is vaak voldoende. Dit kan goed gecombineerd worden met een HR- of opleidingsfunctie.
Middelgroot (200–800 medewerkers): Je hebt baat bij een duidelijke taakverdeling: één of twee applicatiebeheerders voor de technische kant, een planner voor de cursusadministratie en iemand vanuit HR of L&D die het scholingsbeleid bewaakt.
Groot (800+ medewerkers): Hier loont het om te spreken van een echt academie-team: een L&D-coördinator, een of meerdere beheerders, een contentverantwoordelijke en aansluiting op de HR-cyclus.
Wat je altijd nodig hebt, ongeacht de grootte: een interne eigenaar die het LMS wil laten slagen. Een platform dat niemands prioriteit is, wordt niet gebruikt.
Het goede nieuws: je hebt geen last van een datamigratie. Er is geen jarenlange leerhistorie die omgezet moet worden, geen oude cursusstructuren die opgeschoond moeten worden. Je begint met een schone lei.
Dat is een voordeel, maar het stelt ook andere eisen. Waar een organisatie die migreert al weet hoe ze leren organiseren, moet een starter dat soms nog uitdenken. De technische implementatie is dan niet het moeilijkste deel; het inhoudelijke fundament is dat.
Wat vraagt extra aandacht bij een koude start?
Scholingsbeleid vaststellen. Welke scholing is verplicht per functie? Welke is optioneel maar gewenst? Hoe lang zijn certificaten geldig? Dit is het huiswerk dat je idealiter vóór de technische inrichting doet want het bepaalt hoe je leertrajecten en scholingsprofielen opbouwt.
Content verzamelen en structureren. Welk lesmateriaal bestaat er al? Dat kan van alles zijn: PowerPoint-presentaties van interne trainingen, video-opnames, externe e-learningmodules of PDF-handouts. Dat materiaal moet worden beoordeeld, opgeschoond en gestructureerd voor het platform.
Keuze voor formeel én informeel leren. Een LMS is niet alleen voor verplichte cursussen. Overweeg ook hoe je informele kennisdeling faciliteert: artikelen, FAQ's, kennisbases. Hoe ambitieuzer je hier in bent, hoe rijker je leeromgeving — maar ook hoe meer voorbereiding het vraagt.
Koppeling met HR-systeem. Zonder bestaand LMS heb je vaak ook nog geen gestandaardiseerde manier om scholingsdata in het personeelsdossier bij te houden. De implementatie is een goed moment om dat meteen goed in te richten. Een gecertificeerde koppeling met AFAS, bijvoorbeeld, maakt dat dit voortaan automatisch verloopt.
Inloginfrastructuur. Hoe loggen medewerkers in? Via een koppeling met Microsoft Entra ID (Single Sign-On) hoeven medewerkers geen apart wachtwoord te onthouden en is de toegang direct veilig geregeld.
Wil je weten of je organisatie klaar is voor een LMS? Beantwoord dan eerlijk de volgende vijf vragen:
1. Wie is de interne eigenaar? Is er iemand die dit project trekt, beslissingen neemt en na livegang de eindverantwoordelijkheid draagt? Zonder interne eigenaar blijft een LMS-implementatie steken.
2. Hoeveel FTE maken we vrij? Een implementatie vraagt tijdens het traject gemiddeld 8–16 uur per week van een interne projectverantwoordelijke, plus inzet van beheerders, ICT en communicatie. Is die capaciteit beschikbaar?
3. Wat is ons scholingsbeleid? Weet je welke scholing verplicht is, voor wie en hoe vaak? Als dat antwoord er niet is, is het zinvol dat eerst te formuleren voordat je een platform inricht.
4. Hoe ziet onze HR-infrastructuur eruit? Welk HR-systeem gebruik je? Hoe zijn medewerkers ingedeeld? Hoe meer die basis op orde is, hoe soepeler de technische koppeling verloopt.
5. Wat is onze ambitie op de lange termijn? Wil je een eenvoudige trainingsadministratie digitaliseren, of wil je bouwen aan een volwaardige leeromgeving met gepersonaliseerde leertrajecten, kennisdeling en externe gebruikers? Het antwoord bepaalt de scope van de inrichting.
CVO (Christelijk Voortgezet Onderwijs) is een mooi voorbeeld van hoe een organisatie succesvol een eerste stap zet — zonder te wachten tot alles perfect is.
CVO verzorgt onderwijs via zeven scholengroepen in de regio Rotterdam, met 2.500 medewerkers en ruim 21.000 leerlingen. Toen Sanne Kamphuisen in 2022 aantrad als Manager CVO Academie, was er nog helemaal geen leerplatform. Kennisdeling gebeurde informeel, vaak via Google Forms, en bleef daardoor steken op het niveau van de afzonderlijke scholengroepen. De ambitie was groter: één professionele, centrale academie voor de hele organisatie.
In juni 2023 ging de CVO Academie live. Niet met honderden trainingen tegelijk, maar met een heldere structuur en duidelijke leerdoelstellingen. Sanne's belangrijkste tip voor andere organisaties: "Stap niet in de valkuil om te veel in één keer te willen. Begin klein en bepaal duidelijke leerdoelstellingen. Procademy kan daarbij helpen."
Die gefaseerde aanpak heeft zijn vruchten afgeworpen. In het schooljaar 2025-2026 telde de CVO Academie 245 leeractiviteiten — van podcasts en masterclasses tot workshops en learning bytes. Voor elke medewerker, van schaal 3 tot en met 16, is het platform goed toegankelijk en laagdrempelig in gebruik. "Meedoen is heel laagdrempelig, van het zoeken tot het inschrijven. We scoren een vier uit vijf en iedereen kan er goed mee werken."
Wat CVO ook laat zien: een Academy hoeft niet alleen te draaien op extern ingekochte content. Juist de eigen kennis van medewerkers staat centraal. Meer dan de helft van de workshops op het jaarlijkse CVO Kennisfestival — waarbij bijna 2.000 collega's aanwezig waren — werd gegeven door eigen collega's.
Over de samenwerking met Procademy zegt Sanne: "Als je ontwikkelingsgericht wilt werken, is Procademy een heel fijn platform waarmee je steeds kunt blijven aansluiten bij de ontwikkelfase van de organisatie en medewerkers. Procademy denkt, beweegt en groeit met ons mee."
Lees het volledige klantverhaal van CVO →
Een LMS is een investering in tijd, geld en organisatorische energie. Maar voor organisaties die structureel willen werken aan de ontwikkeling van hun medewerkers, is het ook een van de meest waardevolle instrumenten die ze kunnen inzetten.
Het goede nieuws: je hoeft niet alles tegelijk perfect te hebben. Een slimme implementatie begint klein en groeit mee. Je richt eerst de kern in scholingsprofielen, verplichte trainingen, de HR-koppeling en bouwt van daaruit verder.
Procademy begeleidt organisaties in zorg en onderwijs door dit hele traject, van de eerste oriëntatie tot een volledig zelfstandig beheerde Academy. We denken graag mee over jouw specifieke situatie, ambities en randvoorwaarden.
Ben je benieuwd wat een LMS voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
