Soms krijg je van die vragen waar je als LMS‑leverancier gewoon blij van wordt! Zoals deze, van een klant die ons op een zonnige dag mailde:
Hi Herman,
Alles goed in het zonnige Hilversum?
Graag vragen we jouw advies over het volgende probleem in onze organisatie. Mogelijk heb jij namelijk goede ideeën hierover, of weet je hoe andere klanten hiermee omgaan?
Het management in onze organisatie wil toekomstige medewerkers graag al inschrijven voor deelname aan training, zodra ze weten dat ze op toekomstige datum x in dienst gaan komen. Ons antwoord is momenteel dat dit niet kan voordat een medewerker een inlogaccount heeft en wij bezetten ook geen plekken vooraf. Gevolg: Medewerker kan voordat het arbeidscontract officieel start nog niets leren en/of zodra in dienst moet hij/zij wachten op een eerstvolgende beschikbare groep waardoor deze te laat wordt opgeleid.
Kun jij als onze slimme LMS‑softwareleverancier meedenken over oplossingen hieromtrent?
Een herkenbare vraag, en eentje die raakt aan een belangrijk maar vaak onderschat thema: pre-boarding. Want hoe zorg je dat nieuwe medewerkers niet alleen startklaar zijn, maar zich ook echt welkom voelen, nog vóór hun eerste werkdag?
Pre-boarding wordt nog vaak gezien als ‘mooi meegenomen’, maar wie kijkt naar de cijfers én de psychologie, weet beter. Nieuwe medewerkers vertrekken namelijk opvallend vaak in hun eerste jaar. De reden? Een gebrek aan binding, duidelijkheid en vertrouwen.
Onderzoek bevestigt dat effectieve onboarding, inclusief wat je doet vóór dag 1, een directe invloed heeft op het welzijn van medewerkers, hun gevoel van verbondenheid met de organisatie, én hun intentie om te blijven (Mosquera & Soares, 2025). Vooral een gestructureerde 'corporate welcome' en de betrokkenheid van collega’s en leidinggevenden spelen hierin een sleutelrol. Die dragen bij aan psychologisch welzijn en werkgeluk, wat weer een aantoonbaar negatief effect heeft op verloopintentie (Mosquera & Soares, 2025, p. 13-15).
Ook Guttman et al. (2024) benadrukken het belang van "moments that matter" in de pre-boardingfase. Kleine contactmomenten, een persoonlijke mail, een virtuele kennismaking of een korte video van de leidinggevende, blijken bepalend voor hoe welkom, erkend en zeker medewerkers zich voelen nog voor ze beginnen. Die positieve emoties blijken sterk gerelateerd aan latere betrokkenheid, prestaties en retentie.
Voor zorg- en onderwijsorganisaties, waar snelheid, empathie en samenwerking cruciaal zijn, is pre‑boarding dan ook geen luxe. Het is een belangrijk instrument voor het behoud van talent.
Maar wat ís pre‑boarding precies? En hoe verhoudt het zich tot de rest van het onboardingproces? Om daar grip op te krijgen, is het goed om eerst te kijken naar de bredere fasering van onboarding in de literatuur. Want pre‑boarding staat niet op zichzelf, het vormt de eerste schakel in een serie van vier cruciale momenten waarop nieuwe medewerkers ondersteuning nodig hebben.
Pre‑boarding is geen losstaand initiatief, maar vormt de eerste fase van een bredere onboardingstrategie. In de wetenschappelijke literatuur wordt onboarding steeds vaker benaderd als een gefaseerd proces, waarbij pre‑boarding voorafgaat aan de formele introductie. Volgens de Socialization of Resources Theory (Saks & Gruman, 2012, 2018) is het cruciaal om nieuwkomers op vier specifieke momenten te voorzien van hulpbronnen:
Pre-boarding omvat alle activiteiten vóór dag 1, van het versturen van inloggegevens tot kennismaking met de teamcultuur. Het helpt om stress te verminderen en betrokkenheid te vergroten. En het mooie: mensen vormen al indrukken vóór hun eerste werkdag, een kans om die positief te beïnvloeden.
Voor L&D binnen zorg en onderwijs betekent dit:
In de onderstaande video kan je bekijken hoe wij dit zelf toepassen.
Een effectieve pre‑boarding start niet met techniek, maar met inhoud. Wat moeten nieuwe collega’s weten, voelen of kunnen vóór hun eerste werkdag? Denk aan:
Inventariseer samen met HR en leidinggevenden welke materialen er al zijn, of nog ontwikkeld moeten worden. Zet deze vervolgens klaar in je LMS, eventueel in een apart leertraject voor nieuwe medewerkers.
Heb je dat goed ingericht? Dan kun je het proces technisch gaan ondersteunen. Hieronder drie routes om pre-boarding accounts aan te maken:
Wat? Een tijdelijk account aanmaken vóór dag 1. (bijvoorbeeld met privé‑mail omdat er nog geen zakelijk account is aangemaakt)
Voordelen
Nadelen
Tip:
Werk met vaste momenten (bv. laatste dag van de maand) waarop je pre‑boarding-accounts controleert en archiveert, en maak dat een teamverantwoordelijkheid (HR of L&D).
Wat? Deel een niet-publieke catalogus link, waarna iemand zichzelf registreert.
Voordelen
Nadelen
Tip
Stel een monitoringproces in. denk aan automatische e‑mail reminders én een opschoonroutine (bv. per kwartaal) voor ongebruikte aanmeldingen. Maak voortgang inzichtelijk aan HR of L&D.
Wat? Gebruik AFAS om pre‑hires in te voeren vóór contractstart met tijdelijke e‑mail, waarna je AFAS‑Procademy‑connector dit afhandelt. Om dit in te regelen heb je afstemming nodig met HR & ICT.
Hoe werkt het?
Voordelen
Nadelen & aandacht
Pre-boarding is geen extraatje, het is een strategische must in de strijd om talent. Of je nu start met een simpele handmatige variant of kiest voor een volautomatische AFAS-koppeling, met een slim ingericht LMS geef je je nieuwe medewerkers een voorsprong, en jezelf tijd en overzicht.
Wat zou er gebeuren als jouw nieuwe collega zich al welkom voelt vóór z’n eerste werkdag? De kans is groot dat hij zich eerder betrokken voelt, sneller zelfstandig functioneert en minder snel weer vertrekt.
Wil je weten wat er mogelijk is binnen jouw zorg- of onderwijsorganisatie? Wij sparren graag mee, live of via demo. Samen zorgen we dat je pre-boarding geen losse puzzel blijft, maar een solide proces, gericht op impact, betrokkenheid en groei.
Bronnen:
Mosquera, P., & Soares, M. E. (2025). Onboarding: a key to employee retention and workplace well-being. Review of Managerial Science. https://doi.org/10.1007/s11846-025-00864-3
Guttman, R., et al. (2024). Moments that matter during preboarding. Zenodo. https://zenodo.org/records/15609025
Saks, A. M., & Gruman, J. A. (2012). Getting newcomers on board: A review of socialization practices and introduction to socialization resources theory. In C. R. Wanberg (Ed.), The Oxford handbook of organizational socialization (pp. 27–55). Oxford University Press.
Saks, A. M., & Gruman, J. A. (2018). Socialization resources theory and newcomers’ work engagement: A new pathway to newcomer socialization. Career Development International, 23(1), 12–32. https://doi.org/10.1108/CDI-12-2016-0214