Pre‑boarding met impact: zo geeft jouw academie nieuwe medewerkers een vliegende start

Introductie

Soms krijg je van die vragen waar je als LMS‑leverancier gewoon blij van wordt! Zoals deze, van een klant die ons op een zonnige dag mailde:

Hi Herman,
Alles goed in het zonnige Hilversum?
Graag vragen we jouw advies over het volgende probleem in onze organisatie. Mogelijk heb jij namelijk goede ideeën hierover, of weet je hoe andere klanten hiermee omgaan?

Het management in onze organisatie wil toekomstige medewerkers graag al inschrijven voor deelname aan training, zodra ze weten dat ze op toekomstige datum x in dienst gaan komen. Ons antwoord is momenteel dat dit niet kan voordat een medewerker een inlogaccount heeft en wij bezetten ook geen plekken vooraf. Gevolg: Medewerker kan voordat het arbeidscontract officieel start nog niets leren en/of zodra in dienst moet hij/zij wachten op een eerstvolgende beschikbare groep waardoor deze te laat wordt opgeleid.

Kun jij als onze slimme LMS‑softwareleverancier meedenken over oplossingen hieromtrent?

Herkenbaar én relevant: pre‑boarding via een LMS is geen extra luxe, het is essentieel voor organisaties in zorg en onderwijs waar snelheid en betrokkenheid cruciaal zijn. In deze blog duiken we erin — met praktische opties, kritische kanttekeningen én een verdieping voor AFAS‑gebruikers.

1. Waarom pre‑boarding via een LMS een slimme zet is

Pre‑boarding omvat alle activiteiten vóór dag 1, van het versturen van inloggegevens tot kennismaking met de teamcultuur. Het helpt om  om stress te verminderen en betrokkenheid te vergroten. En het mooie: mensen vormen al indrukken vóór hun eerste werkdag, een goede kans om die positief te beïnvloeden.

Voor L&D binnen zorg en onderwijs betekent dit:

• Snellere onboarding: nieuwe medewerkers kunnen alvast aan de slag met trainingsmodules, familiarisatie of compliance.
• Sterkere psychologische binding: je laat zien dat je ze ziet en welkom heet.
• Consistentie en schaalbaarheid: met je LMS werk je een uniforme instroom uit, zonder afhankelijkheid van losse e-mails of Excel‑lijsten.

2. Hoe regel je dit? 3 opties — mét en zonder AFAS

A. Handmatig account aanmaken

Wat? Een tijdelijk account (bijvoorbeeld met privé‑mail omdat er nog geen zakelijk account is aangemaakt) aanmaken vóór dag 1.

Voordelen

• Weinig technische drempels, direct inzetbaar.

Nadelen

• Voortgang moet worden overgezet bij indiensttreding.
• Dubbele accounts kunnen kosten en rompslomp veroorzaken.
• Vereist periodiek opschonen (bv. Kwartaal- of maandelijkse opschoonroutines).

Kritische kanttekening:
Werk met vaste momenten (bv. laatste dag van de maand) waarop je pre‑boarding-accounts controleert en archiveert, en maak dat een teamverantwoordelijkheid (HR of L&D).

B. Zelfregistratie via een geheime cataloguslink

Wat? Deel een niet-publieke catalogus link, waarna iemand zichzelf registreert.

Voordelen

• Automatisering van inschrijving.
• Flexibel en geen accountbeheer door admin.

Nadelen

• Monitoring is nodig om ‘ghost registrations’ te voorkomen.
• Registraties kunnen blijven staan bij uitval.

Kritische kanttekening:
Stel een monitoringproces in. denk aan automatische e‑mail reminders én een opschoonroutine (bv. per kwartaal) voor ongebruikte aanmeldingen. Maak voortgang inzichtelijk aan HR of L&D.

C. Geautomatiseerd via AFAS (aanbevolen optie)

Wat? Gebruik AFAS om pre‑hires in te voeren vóór contractstart met tijdelijke e‑mail, waarna je AFAS‑Procademy‑connector dit afhandelt.

Hoe werkt het?

1. HR maakt de medewerker vóór de startdatum aan in AFAS en gebruikt een privéadres.
2. Een functieveld (bv. “pre-boarder”) markeert dit voor Procademy.
3. Procademy ontvangt de gegevens geautomatiseerd en zorgt voor account + leertraject.
4. Bij officiële indiensttreding verander je in AFAS het e-mailadres, zodat alle voortgang behouden blijft, en de medewerker verder gaat leren binnen het zelfde account in Procademy.

Voordelen

• Volledig geautomatiseerd.
• Voortgang blijft behouden bij transitie.
• Inzicht en rapportages in één systeem.

Nadelen & aandacht

• AFAS-inrichting vereist: profiel, workflow, connector.
• HR/IT‑afstemming nodig — schema, e‑mailvelden, pre‑hire‑herkenning.

3. Aan de slag: zo begin je

1. Weet wat je wilt bereiken: focus op helderheid, stressvermindering en team‑kennismaking
2. Selecteer je aanpak: handmatig, self-service, of AFAS‑geautomatiseerd. Bepaal je risico- en beheerbalans.
3. Maak een opschonschema (handmatige opties): bijvoorbeeld laatste vrijdag van iedere maand.
4. Stel zelf‑service in: maak subtiele reminders, heldere portalteksten.
5. Loop AFAS‑flow door:
   • Richt een onboardingprofiel in op basis van oude indienst‑profielen
   • Stel draaiboeken in voor benodigde documenten.
   • Zorg dat reminders ingeregeld zijn voor incomplete dossiers
   • Voer een gefaseerde pilot uit — één afdeling eerst .
   • Optimaliseer portaltekst & toelichting voor gebruikers .
6. Meet succesfactoren: tijd tot eerste taak, voltooiing vóór dag 1, drop‑out in pre‑boarding vs contractverlenging.

4. Praktische tips voor OF MET AFAS‑koppeling

• Markeer ‘pre‑boarding’ in AFAS met een duidelijk veld (tekstkiesbaar), zodat Procademy automatisch de juiste trajecten koppelt.
• AFAS - Procademy koppeling: zorg dat de pre-hires ook in de connector zijn opgenomen richting Procadmey
• Stel grafieken in in je LMS-dashboard: aantal gestart, afgerond, vóór start, openstaand na start.
• Blijf nadenken over cultuur: laat nieuwe medewerkers virtueel kennismaken (bijv. via korte video’s),
• Blijf evalueren: verhoog de conversie in je pre‑boardingtraject — tijdig ingrijpen vermindert drop‑out.

5.Tot slot

Pre‑boarding is geen extraatje, het is een strategische must in de strijd om talent. Of je nu start met een simpele handmatige variant of kiest voor een volautomatische AFAS‑koppeling, met een slim ingericht LMS geef je je nieuwe medewerkers een voorsprong — én jezelf tijd en overzicht.

Wil je weten wat er mogelijk is binnen jouw zorg- of onderwijsorganisatie? Wij sparren graag mee, live of via demo. Samen zorgen we dat je pre‑boarding geen losse puzzel blijft, maar een solide proces — gericht op impact, betrokkenheid én groei.

‍