Pre‑boarding: zo geeft jouw academie nieuwe medewerkers een vliegende start

Introductie

Soms krijg je van die vragen waar je als LMS‑leverancier gewoon blij van wordt! Zoals deze, van een klant die ons op een zonnige dag mailde:

Hi Herman,
Alles goed in het zonnige Hilversum?
Graag vragen we jouw advies over het volgende probleem in onze organisatie. Mogelijk heb jij namelijk goede ideeën hierover, of weet je hoe andere klanten hiermee omgaan?
Het management in onze organisatie wil toekomstige medewerkers graag al inschrijven voor deelname aan training, zodra ze weten dat ze op toekomstige datum x in dienst gaan komen. Ons antwoord is momenteel dat dit niet kan voordat een medewerker een inlogaccount heeft en wij bezetten ook geen plekken vooraf. Gevolg: Medewerker kan voordat het arbeidscontract officieel start nog niets leren en/of zodra in dienst moet hij/zij wachten op een eerstvolgende beschikbare groep waardoor deze te laat wordt opgeleid.
Kun jij als onze slimme LMS‑softwareleverancier meedenken over oplossingen hieromtrent?

Een herkenbare vraag, en eentje die raakt aan een belangrijk maar vaak onderschat thema: pre​-boarding. Want hoe zorg je dat nieuwe medewerkers niet alleen startklaar zijn, maar zich ook echt welkom voelen, nog vóór hun eerste werkdag?

Waarom pre-boarding belangrijk is voor het behouden van nieuwe medewerkers

Pre​-boarding wordt nog vaak gezien als ‘mooi meegenomen’, maar wie kijkt naar de cijfers én de psychologie, weet beter. Nieuwe medewerkers vertrekken namelijk opvallend vaak in hun eerste jaar. De reden? Een gebrek aan binding, duidelijkheid en vertrouwen.

Onderzoek bevestigt dat effectieve onboarding, inclusief wat je doet vóór dag 1, een directe invloed heeft op het welzijn van medewerkers, hun gevoel van verbondenheid met de organisatie, én hun intentie om te blijven (Mosquera & Soares, 2025). Vooral een gestructureerde 'corporate welcome' en de betrokkenheid van collega’s en leidinggevenden spelen hierin een sleutelrol. Die dragen bij aan psychologisch welzijn en werkgeluk, wat weer een aantoonbaar negatief effect heeft op verloopintentie (Mosquera & Soares, 2025, p. 13-15).

Ook Guttman et al. (2024) benadrukken het belang van "moments that matter" in de pre​-boardingfase. Kleine contactmomenten, een persoonlijke mail, een virtuele kennismaking of een korte video van de leidinggevende, blijken bepalend voor hoe welkom, erkend en zeker medewerkers zich voelen nog voor ze beginnen. Die positieve emoties blijken sterk gerelateerd aan latere betrokkenheid, prestaties en retentie.

Voor zorg- en onderwijsorganisaties, waar snelheid, empathie en samenwerking cruciaal zijn, is pre‑boarding dan ook geen luxe. Het is een belangrijk instrument voor het behoud van talent.

Maar wat ís pre‑boarding precies? En hoe verhoudt het zich tot de rest van het onboardingproces? Om daar grip op te krijgen, is het goed om eerst te kijken naar de bredere fasering van onboarding in de literatuur. Want pre‑boarding staat niet op zichzelf, het vormt de eerste schakel in een serie van vier cruciale momenten waarop nieuwe medewerkers ondersteuning nodig hebben.

Wat is pre-boarding en past het in je onboarding proces?

Pre‑boarding is geen losstaand initiatief, maar vormt de eerste fase van een bredere onboardingstrategie. In de wetenschappelijke literatuur wordt onboarding steeds vaker benaderd als een gefaseerd proces, waarbij pre‑boarding voorafgaat aan de formele introductie. Volgens de Socialization of Resources Theory (Saks & Gruman, 2012, 2018) is het cruciaal om nieuwkomers op vier specifieke momenten te voorzien van hulpbronnen:

1. Vóór de start (pre-entry / pre-boarding)
   Hier gaat het om het bieden van geruststelling en informatie voordat de medewerker officieel begint. Denk aan praktische info, een welkomstvideo of alvast toegang tot diverse trainingen.
2. Direct na binnenkomst
   De eerste werkdag(en). Focus ligt op oriëntatie, kennismaking en het opbouwen van basisvertrouwen. Hier kunnen managers en collega’s een groot verschil maken.
3. Na de oriëntatie
   Zodra de formele introductie achter de rug is, start de werkelijke integratie in teams, processen en cultuur. Coaching, feedback en informele leerervaringen zijn hier belangrijk.
4. Aan het einde van de formele onboardingperiode
   Deze fase markeert de overgang naar ‘volwaardig teamlid’. Evaluatiegesprekken, erkenning en doorgroeiperspectief zorgen dat de nieuwe medewerker zich geborgd voelt.

Waarom pre​-boarding via een LMS een slimme zet is

Pre​-boarding omvat alle activiteiten vóór dag 1, van het versturen van inloggegevens tot kennismaking met de teamcultuur. Het helpt om stress te verminderen en betrokkenheid te vergroten. En het mooie: mensen vormen al indrukken vóór hun eerste werkdag, een kans om die positief te beïnvloeden.

Voor L&D binnen zorg en onderwijs betekent dit:

• Snellere onboarding: medewerkers kunnen eerder starten met verplichte trainingen. Dat scheelt afstemming achteraf.
• Sterkere psychologische binding: je laat zien dat je ze ziet en welkom heet. Dat verlaagt de drempel op dag 1.
• Consistentie en schaalbaarheid: je hebt grip op de instroom, zonder afhankelijkheid van losse e-mails of Excel​-lijsten. Minder handwerk, meer overzicht.

Voorbeeld van pre- en onboarding bij Procademy

In de onderstaande video kan je bekijken hoe wij dit zelf toepassen.

Hoe regel je dit? Start bij de inhoud, dan de techniek

Een effectieve pre‑boarding start niet met techniek, maar met inhoud. Wat moeten nieuwe collega’s weten, voelen of kunnen vóór hun eerste werkdag? Denk aan:

• Praktische informatie (locatie, werktijden, kledingvoorschriften);
• Introductie van de missie, kernwaarden of teams;
• Toegang tot verplichte trainingen (bijv. BHV, AVG, of e-learning over je doelgroepen);
• Een persoonlijke welkom, via video of e-mail.

Inventariseer samen met HR en leidinggevenden welke materialen er al zijn, of nog ontwikkeld moeten worden. Zet deze vervolgens klaar in je LMS, eventueel in een apart leertraject voor nieuwe medewerkers.

Heb je dat goed ingericht? Dan kun je het proces technisch gaan ondersteunen. Hieronder drie routes om pre-boarding accounts aan te maken:

A. Handmatig account aanmaken

Wat? Een tijdelijk account aanmaken vóór dag 1. (bijvoorbeeld met privé‑mail omdat er nog geen zakelijk account is aangemaakt)

Voordelen

• Weinig technische drempels, direct inzetbaar.

Nadelen

• Voortgang moet mogelijk worden overgezet bij indiensttreding.
• Dubbele accounts kunnen kosten en rompslomp veroorzaken.
• Vereist handwerk in aanmaken en opschonen (bv. Kwartaal- of maandelijkse opschoonroutines).

Tip:
Werk met vaste momenten (bv. laatste dag van de maand) waarop je pre‑boarding-accounts controleert en archiveert, en maak dat een teamverantwoordelijkheid (HR of L&D).

B. Zelfregistratie via een geheime cataloguslink

Wat? Deel een niet-publieke catalogus link, waarna iemand zichzelf registreert.

Voordelen

• Automatisering van inschrijving.
• Flexibel en geen accountbeheer door admin.

Nadelen

• Monitoring is nodig om ‘ghost registrations’ te voorkomen.
• Registraties kunnen blijven staan bij uitval.

Tip
Stel een monitoringproces in. denk aan automatische e‑mail reminders én een opschoonroutine (bv. per kwartaal) voor ongebruikte aanmeldingen. Maak voortgang inzichtelijk aan HR of L&D.

C. Geautomatiseerd via AFAS

Wat? Gebruik AFAS om pre‑hires in te voeren vóór contractstart met tijdelijke e‑mail, waarna je AFAS‑Procademy‑connector dit afhandelt. Om dit in te regelen heb je  afstemming nodig met HR & ICT.

Hoe werkt het?

1. HR maakt de medewerker vóór de startdatum aan in AFAS en gebruikt een privéadres.
2. Een functieveld (bv. “Nieuwe-medewerker”) markeert dit voor Procademy.
3. Procademy ontvangt de gegevens geautomatiseerd en zorgt voor account + leertraject.
4. Bij officiële indiensttreding verander je in AFAS het e-mailadres, zodat alle voortgang behouden blijft, en de medewerker verder gaat leren binnen het zelfde account in Procademy.

Voordelen

• Volledig geautomatiseerd.
• Voortgang blijft behouden bij transitie.
• Inzicht en rapportages in één systeem.

Nadelen & aandacht

• AFAS-inrichting vereist: profiel, workflow, connector.
• HR/IT‑afstemming nodig — schema, e‑mailvelden, pre‑hire‑herkenning.

Tot slot

Pre​-boarding is geen extraatje, het is een strategische must in de strijd om talent. Of je nu start met een simpele handmatige variant of kiest voor een volautomatische AFAS​-koppeling, met een slim ingericht LMS geef je je nieuwe medewerkers een voorsprong, en jezelf tijd en overzicht.

Wat zou er gebeuren als jouw nieuwe collega zich al welkom voelt vóór z’n eerste werkdag? De kans is groot dat hij zich eerder betrokken voelt, sneller zelfstandig functioneert en minder snel weer vertrekt.

Wil je weten wat er mogelijk is binnen jouw zorg- of onderwijsorganisatie? Wij sparren graag mee, live of via demo. Samen zorgen we dat je pre​-boarding geen losse puzzel blijft, maar een solide proces, gericht op impact, betrokkenheid en groei.

Bronnen:

Mosquera, P., & Soares, M. E. (2025). Onboarding: a key to employee retention and workplace well-being. Review of Managerial Science. https://doi.org/10.1007/s11846-025-00864-3

Guttman, R., et al. (2024). Moments that matter during preboarding. Zenodo. https://zenodo.org/records/15609025

Saks, A. M., & Gruman, J. A. (2012). Getting newcomers on board: A review of socialization practices and introduction to socialization resources theory. In C. R. Wanberg (Ed.), The Oxford handbook of organizational socialization (pp. 27–55). Oxford University Press.

Saks, A. M., & Gruman, J. A. (2018). Socialization resources theory and newcomers’ work engagement: A new pathway to newcomer socialization. Career Development International, 23(1), 12–32. https://doi.org/10.1108/CDI-12-2016-0214

‍