Grip op opleidingen: van Excel naar Online Rapportage

cloud                     
            

Wij komen bij veel bedrijven in de (petro)chemische-, food- en procesindustrie en stellen dan de vraag: “hoe houdt u grip op alle opleidingen en certificeringen?”. Vaak horen we “Wij gebruiken Excel om alles bij te houden” of “Onze opleider attendeert ons op de verplichte hercertificeringen” Deze twee praktijkvoorbeelden vindt u in deze blog verder uitgelicht. Waarbij u aan het einde onze visie hierop kunt lezen.

          
        
Vooropgesteld, het is niet eenvoudig om alle opleidingsactiviteiten “even” goed te beheren. U heeft te maken met veel verschillende opleidingen die gezamenlijk voor veel trainingsmomenten zorgen. Het type opleiding verschilt dus, en kan grofweg in één van de volgende categorieën ingedeeld worden:

  • Verplichte certificeringen (VCA, BHV, Veilig Hijsen etc.)
  • Branche specifieke opleidingen (VAPRO)
  • Bedrijf specifieke opleidingen (Standaard werkinstructie’s, machine instructies etc)
  • Algemene opleidingen (Leidinggeven, communiceren, management development etc.)
Met meer dan 80 medewerkers loopt het aantal trainingsmomenten toch al snel op tot meer dan duizend per jaar. De voortgang hiervan goed monitoren én bijsturen wanneer nodig is simpelweg een uitdaging. In de praktijk zien wij dat de uitdaging vaak doormiddel van “Excel” (Scroll naar voorbeeld 1) of door een “externe opleider” (Scroll naar voorbeeld 2) het hoofd wordt geboden. Hier zien wij ruimte voor verbetering! (Scroll naar onze visie) Allereerst een verdere toelichting van de twee voorbeelden.

Praktijkvoorbeeld 1: “Wij gebruiken Excel om alles bij te houden”

Wij zien de “mooiste” Excel sjablonen en werkbladen waarin alle opleidingsactiviteiten staan. Vaak is per medewerker vastgelegd welk “skill” en “competentieniveau” van toepassing is. Daarbij staat er een tabblad in met een planning van alle verplichte certificeringen.

In de praktijk zien wij dat deze oplossing tot 40 medewerkers in principe kan voldoen al hangt dit sterk af van het aantal opleidingen dat u biedt. Over het algemeen geldt; hoe meer opleidingen hoe complexer het beheer wordt. Maar ook in kleine organisatie’s is een groot nadeel van Excel dat het moeilijk intern overdraagbaar is, vaak is er één beheerder met de risico’s van dien. Daarnaast signaleert Excel niet pro-actief door het sturen van bijvoorbeeld een herinnerings e-mail als een certificering dreigt te verlopen. Tot slot kan één formule fout ervoor zorgen dat er zaken over het hoofd worden gezien.

rapportage-excel-verplichte-opleidingen

Kort samengevat biedt de “Excel aanpak” één voordeel en vier nadelen.

Voordelen:
  • Excel is makkelijk aanpasbaar en uitbreidbaar
Nadelen:
  • Excel is foutgevoelig
  • Het plannen en (her)plannen van opleiding is erg bewerkelijk
  • Een ingewikkeld Excel sjabloon is lastig intern overdraagbaar
  • Excel signaleert niet door middel van e-mail notificatie’s e.d.

Praktijkvoorbeeld 2: “Onze opleider attendeert ons op de verplichte hercertificeringen”

Het kan ook zijn dat u met een opleider afspraken heeft gemaakt om u op de hoogte te stellen als bijvoorbeeld de VCA certificaten verlopen. De opleider neemt contact met u op en zorgt ervoor dat de opleidingen worden ingepland.

Deze situatie biedt u het gemak dat de verantwoordelijkheid extern belegd is. In principe kunt u er gerust op zijn dat alles goed geregeld is. Het nadeel is natuurlijk dat u erg afhankelijk bent van uw opleider. U heeft zelf minder grip en kan minder makkelijk switchen van opleidingspartner. Daarbij mist u één centrale plek voor al uw opleidingsactiviteiten. De verplichte opleidingen zijn wel geregeld, maar de interne opleidingen worden bijvoorbeeld intern klassikaal gegeven met bijhorende syllabi. Terwijl uw opleider misschien al gebruik maakt van een e-learning portaal zorgt dit ervoor dat uw opleidingsactiviteiten versnipperen, waardoor één duidelijke rapportage een stuk moeilijker is om te maken.

Voordelen:
  • Gemak: uw opleider signaleert en verzorgt de verplichte opleidingen
Nadelen:
  • Grote afhankelijkheid van uw opleidingspartner(s)
  • Minder vrijheid om ook andere opleidingspartner(s) in te schakelen
  • Geen centrale plek met overzicht op al uw opleidingsactiviteiten
  • Geen uniformiteit in opleidingen; uw interne opleidingen staan geheel los van de externe

Onze visie: een eigen bedrijfsacademie waarin uzelf de regie houdt.

Door met één centrale online bedrijfsacademie te werken kunt u alle type opleidingen goed beheren. U heeft op één centrale plek overzicht en u houdt zelf de regie om desgewenst een opleider(s) in te schakelen voor specifieke opleidingen. Daarnaast hebben ook uw medewerkers één centrale plek waarin zij kunnen inloggen om zichzelf verder te ontwikkelen. Op deze manier wordt het voor alle partijen duidelijk wanneer er welke opleiding afgerond dient te zijn. Uw organisatie kan hiermee een volgende stap maken in het creëren van een goede veiligheidscultuur.

Met een eigen bedrijfsacademie bent u ook niet meer afhankelijk van een extern opleidingsportaal van een opleider. Waardoor uw medewerkers niet de ene keer bij opleider X en dan weer bij opleider Y hoeven in te loggen. Vaak kunt u bestaande e-learnings van de opleider inlezen in de online Academy. In ProCademy werkt dit bijvoorbeeld met SCORM / Tin Can API, dit is een veelgebruikte uitwissel standaard van e-learning. Daarbij zijn er ook opleiders die al online opleidingen specifiek voor ProCademy hebben aangemaakt, hiermee kunt u zeer snel starten.

Wilt u meer weten over de minimale vereisten aan een online bedrijfsacademie? Lees dan de blog: “Waar moet een plant trainingstool aan voldoen?”./waar-moet-een-plant-trainingstool-aan-voldoen/