Je hebt al een LMS. Het werkt, zij het met tegenzin. Medewerkers klagen over de interface, de koppeling met AFAS hapert al een jaar, rapportages kloppen niet, en de leverancier reageert traag. Ondertussen weet je dat er betere opties zijn.
Maar overstappen voelt groot. Want wat doe je met jaren aan leerhistorie van honderden of duizenden medewerkers? Hoe krijg je IT, de ondernemingsraad en het management mee? Wat als de nieuwe koppeling ook niet werkt? En hoe zorg je dat mensen die eindelijk gewend zijn aan het huidige systeem, nu opnieuw moeten omschakelen?
Soms voelt het alsof je niet verder komt. En dat is frustrerend, zeker als je weet hoe belangrijk goede kennisoverdracht is voor jouw mensen en de mensen die jullie bedienen.
Dit artikel geeft je eerlijk antwoord op die vragen, specifiek voor organisaties met 1.000 medewerkers of meer in zorg en onderwijs.
Niet elk LMS-probleem rechtvaardigt een migratie. Soms zijn er configuratieproblemen op te lossen, of ontbreekt het aan intern beheer en training. Voor je de stap zet, is het goed om scherp te hebben wat de werkelijke pijn is.
Tekenen dat de situatie structureel is, en overstappen de betere keuze:
Koninklijke Visio herkende dit moment toen hun bestaande LMS end-of-life werd verklaard. De organisatie heeft 2.900 medewerkers en nam de selectie serieus: wensen en eisen werden opgehaald bij management, directie, collega's én deelnemers, uitgewerkt in een MoSCoW-prioritering met 93 punten. Adviseur HRD Eline van der Voort: "Uit onze tabel met alle plussen en minnen op dertig onderdelen kwam Procademy er duidelijk als beste uit." Een grondige selectie kost tijd, maar voorkomt dat je over vijf jaar opnieuw in dezelfde situatie zit. Lees hier meer over de ervaringen van Koninklijke Visio met Procademy.
Voor een grote organisatie is een LMS-migratie geen kleine beslissing. Je hebt een intern verhaal nodig, richting management, richting IT, en richting de ondernemingsraad. Dat verhaal begint bij de kosten van de huidige situatie.
Denk aan: het aantal beheeruren dat verloren gaat aan handmatige correcties en workarounds, de risico's bij een audit als scholingsdata niet aantoonbaar is, de effecten op werving en retentie als medewerkers het scholingsaanbod als verouderd ervaren, en de licentiekosten van een systeem dat niet meer volledig wordt doorontwikkeld.
Tegenover die kosten staat de winst van een goed ingericht platform: automatische synchronisatie met AFAS, scholingsprofielen per functie en rol, realtime rapportages voor management en OR, en een leeromgeving die medewerkers zélf willen gebruiken. Voor organisaties in de zorg en het onderwijs is de aantoonbaarheid van scholing, richting inspectie, accreditatieorganen of subsidieverstrekkers, geen bijzaak maar een kernvereiste.
Bij een organisatie van 1.000+ medewerkers is het succes van een LMS-migratie voor een groot deel afhankelijk van de mensen die je meekrijgt vóór de technische implementatie begint.
De ondernemingsraad. Een nieuw systeem dat de manier van werken raakt, vereist in de meeste gevallen OR-instemming. Betrek de OR vroeg, leg uit wat er verandert en waarom, en neem hun feedback serieus in de inrichting. Een OR die achteraf wordt geïnformeerd, wordt een vertragende factor. Een OR die meedenkt, wordt een bondgenoot.
IT en de DPIA. Informatiebeveiliging en privacy zijn geen afterthought bij grote zorg- en onderwijsorganisaties. Verwacht vragen over de verwerkersovereenkomst, een DPIA (Data Protection Impact Assessment), de locatie van dataopslag, toegangsbeheer en incidentmanagement. Een leverancier met NEN 7510, ISO 27001 en ISO 9001-certificering geeft je IT-afdeling en DPIA een sterke basis, maar zij zullen zelf willen beoordelen en documenteren.
Lijnmanagement. Zonder betrokken leidinggevenden geen adoptie. Zij zijn de verbinding tussen het platform en de dagelijkse praktijk. Hoe eerder zij weten wat er gaat veranderen, en wat er voor hen en hun team beter wordt, hoe soepeler de overgang.
Het eerlijke antwoord: een migratie bij een grote organisatie vraagt serieuze inspanning, maar de risico's zijn goed beheersbaar als je er gestructureerd mee omgaat. De twee grootste aandachtspunten zijn de datamigratie en de koppelingen.
Datamigratie: wat gaat mee en wat niet?
De leerhistorie van medewerkers, wie heeft wat gevolgd, welke certificaten zijn behaald, is de meest gevoelige data. Bij een organisatie met meerdere locaties, afdelingen of CAO's kan die data inconsistent zijn opgeslagen: verschillende titels voor dezelfde training, incomplete records, verouderde categorisering. Dat opschonen is intern werk, want alleen jij kunt beoordelen welke data klopt. Een goede migratiepartner biedt daarvoor heldere richtlijnen en actieve ondersteuning.
Visio migreerde 550 opleidingen naar Procademy en schakelde daarvoor een externe contentpartij in. Eline van der Voort: "Procademy was echt mijn steun en toeverlaat. Elke twee weken hadden we kernteamoverleg. Daarnaast hielp Procademy bij het adviseren van een externe partij die de content heeft overgezet, een enorme klus." Het resultaat: een volledig ingericht leerplein met integraties voor GoodHabitz, Noordhoff, AFAS en Microsoft Entra.
Koppelingen: stabiel en gecertificeerd, of opnieuw risico?
Een van de meest gehoorde frustraties bij bestaande LMS-gebruikers is koppelingsproblematiek: de AFAS-integratie werkt niet goed, SSO geeft foutmeldingen, certificaten schrijven niet terug. Bij een overstap wil je dat recht zetten. Gecertificeerde, gestandaardiseerde koppelingen, zoals een gecertificeerde AFAS-koppeling en SAML2-integratie met Microsoft Entra ID, zijn aanzienlijk stabieler dan maatwerkkoppelingen. De inspanning vanuit jouw organisatie is beperkt (ca. 4–8 uur per koppeling), mits bronsystemen op orde zijn.
Bij een organisatie van 1.000+ medewerkers doe je een LMS-migratie niet in één keer voor de hele organisatie. Een pilotaanpak per afdeling, team of locatie is standaard, en verstandig.
Een pilot biedt drie voordelen. Ten eerste: je ontdekt kinderziektes in een veilige omgeving, voordat ze 1.000 medewerkers raken. Ten tweede: je bouwt ambassadeurs die de rest van de organisatie kunnen enthousiasmeren vanuit eigen ervaring. Ten derde: je kunt de adoptieaanpak bijstellen op basis van echte gebruikersfeedback voordat je opschaalt.
Een goede pilotgroep is representatief, niet alleen de enthousiaste early adopters, maar ook mensen die sceptisch zijn of minder digitaal vaardig. Juist die groep vertelt je wat er nog niet klopt.
Medewerkers die het platform wél gebruiken. Een intuïtieve, moderne interface verlaagt de drempel enorm, niet omdat het verplicht is, maar omdat het fijn werkt. Bartiméus zag dit direct terug: "Waar je eerder 10 klikken nodig had, lukt het nu in 3. Dat helpt voor iedereen."
Minder beheerslast op schaal. Een stabiele AFAS-koppeling die automatisch nieuwe medewerkers aanmaakt, teams synchroniseert en certificaten terugschrijft, bespaart in een organisatie van 1.000+ mensen niet een paar uur per week maar structureel FTE.
Aantoonbaarheid van scholing. Realtime rapportages per team, afdeling of locatie, direct beschikbaar voor management, OR, inspectie of accreditatieorganen. Geen handmatig Excel-overzicht meer vlak voor een audit.
Scholingsprofielen per functie en rol. Medewerkers zien alleen wat voor hen relevant is. Leidinggevenden zien direct de scholingsstatus van hun team. Management heeft organisatiebrede inzichten.
Eigenaarschap over content. Met een eigen Academy bepaal je zelf wat er in staat, in jouw huisstijl, afgestemd op jouw protocollen en werkwijzen, en hoe het eruitziet voor medewerkers op locatie A versus locatie B.
Minder gebruikersvragen. Zorg voor Leren stapte over van een zelfgebouwd systeem naar Procademy: "Alle handelingen die volledig geautomatiseerd lopen in Procademy. Ook krijgen we veel minder gebruikersvragen. Het wijst zich allemaal eigenlijk zelf."
Technische migraties gaan zelden mis op de techniek. Ze mislukken op mensen. En bij 1.000+ medewerkers is adoptie een serieuze opgave die een eigen aanpak vraagt.
Weerstand bij een LMS-overstap uit zich zelden als openlijke tegenstand, maar wel als passief niet-gebruik: inloggen lukt toch niet, de training vind ik niet, ik wacht wel. Dat patroon versterkt zichzelf: als collega's het ook niet gebruiken, voelt het minder urgent.
Een adoptieaanpak bij grote organisaties vraagt om structuur:
Netwerk van ambassadeurs per locatie of afdeling. Niet één centraal campagneteam, maar herkenbare collega's op de werkvloer die het platform kennen en vragen kunnen beantwoorden. Zij zijn geloofwaardiger dan elke e-mail van HR.
Leidinggevenden als hefboom. Een leidinggevende die het LMS nooit noemt in een teamoverleg of functioneringsgesprek, geeft impliciet het signaal dat het niet belangrijk is. Zorg voor een toolbox: een kant-en-klare presentatie, een voorbeeldmail en een korte video die leidinggevenden zelf kunnen inzetten.
Gefaseerde communicatiecampagne. Medewerkers die op de dag van livegang voor het eerst horen dat er een nieuw platform is, starten al met een achterstand. Bouw communicatie op: aankondiging, sneak previews, hands-on sessies per afdeling, en een lancering die voelt als een moment, niet als een IT-melding.
Gebruik meten en bijsturen per doelgroep. Monitor logins, trainingsvoortgang en gebruik per team en locatie. Bij achterblijvende adoptie stuur je gericht bij, niet met een generieke herinnerings-e-mail, maar met een gesprek in het team.
Fase 1 – Stakeholderanalyse en projectorganisatie. Breng in kaart wie er betrokken zijn: OR, IT, DPO, HR, management, L&D. Stel een projectteam samen met vertegenwoordigers uit elk domein. Leg verantwoordelijkheden vast.
Fase 2 – Inventarisatie en basisinrichting. Analyse van de huidige situatie, ophalen van data bij de vertrekkende leverancier, basisinrichting van het nieuwe platform.
Fase 3 – Leertrajecten en scholingsprofielen. Welke trainingen komen mee, welke worden opnieuw opgebouwd, hoe zijn scholingsprofielen per functie ingericht?
Fase 4 – Technische koppelingen en privacy. SSO, AFAS-koppeling, DPIA-documentatie, verwerkersovereenkomst. Dit is ook het moment voor OR-afstemming als die nog niet heeft plaatsgevonden.
Fase 5 – Pilot met representatieve groep. Test met een afdeling of locatie. Verwerk feedback. Pas aan waar nodig.
Fase 6 – Gefaseerde uitrol en adoptiecampagne. Stap voor stap opschalen, met communicatie en ondersteuning per fase.
Fase 7 – Nazorg en overdracht. Intensieve hypercare-periode na livegang, gevolgd door overdracht naar reguliere SLA-ondersteuning.
Een projectteam, niet één persoon. Bij een grote organisatie vraagt de implementatie om een kernteam: een interne projectleider met mandaat, vertegenwoordigers vanuit HR/L&D, IT, communicatie en het lijnmanagement. Reken op gemiddeld 8–16 uur per week voor de projectleider, plus deeltijdinzet van de overige teamleden gedurende het traject.
OR-betrokkenheid vanaf het begin. Wacht hier niet mee. Een tijdig betrokken OR is een bondgenoot; een OR die achteraf instemming moet verlenen, is een risico voor de planning.
IT-afdeling en DPO als actieve deelnemers. Niet als poortwachters aan het einde, maar als medeontwerpers van de inrichting. Dat voorkomt verrassingen later.
Bereidheid om data op te schonen. Verouderde cursusstructuren en inconsistente leerhistorie moet je zelf beoordelen en harmoniseren. Hoe groter de organisatie, hoe omvangrijker, en hoe belangrijker, dit werk is.
Als één organisatie laat zien dat zelfs een ingewikkelde overstap goed te managen is, dan is het Bartiméus. De zorgorganisatie telt ruim 2.000 medewerkers, werkt met drie verschillende CAO's en bedient zowel interne medewerkers als externe cliënten en netwerkpartners. Niet het makkelijkste vertrekpunt.
Bartiméus zette vijf knock-outcriteria en 150 aanvullende eisen op tafel bij de selectie, en koos voor Procademy als partner. Het resultaat is meer dan een vervangen systeem: na de migratie bouwde Bartiméus stapsgewijs verder, een intern Leerplein, een externe leeromgeving voor cliënten en partners, én het gezamenlijke platform Kennis Over Zien met Koninklijke Visio en de Robert Coppes Stichting. Dat groeide binnen een jaar van twee naar veertig gezamenlijke opleidingen.
Betere data leidde tot betere beslissingen: op basis van inzicht in trainingsfrequentie paste Bartiméus haar aanbod aan. En de samenwerking: "Bij Procademy voelen we ons geen nummer." Voor een organisatie van deze omvang, met deze complexiteit, is dat geen vanzelfsprekendheid.
Lees hier meer over de samenwerking met Bartiméus.
Een LMS-migratie bij een grote organisatie klinkt ingewikkeld, en dat is het ook, als je het onderschat. Maar met een gestructureerde aanpak, de juiste stakeholders vroeg aan tafel en een gefaseerde uitrol is het goed te overzien.
Procademy begeleidt organisaties in zorg en onderwijs door dit hele traject. Meer dan 160.000 deelnemers uit 100+ organisaties, waaronder Visio, Bartiméus, Timon, Nidos en Cito, gingen je voor.
Overweeg je de overstap en wil je weten wat dat voor jouw organisatie concreet betekent? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
